Document Management

Dalam sebuah perusahaan atau institusi, dokumen fisik maupun softcopy perlu dikelola dengan rapih sehingga mudah dalam pencarian dan pembacaan ulang. Lebih lanjut, dokumen-dokumen tersebut seharusnya dapat menghasilkan informasi yang berkait. Keterhubungan antar dokumen, klasifikasi, index, dan kata kunci merupakan beberapa hal penting yang dapat menjadikan kumpulan dokumen tadi menjadi knowledge (pengetahuan).

Dalam implementasinya, dengan pemanfaatan document management ini, diharapkan kita dapat menangkap sebanyak mungkin informasi, mengorganisasikannya, dan menjadikan informasi tersebut mudah mudah diakses oleh orang yang tepat, pada waktu yang tepat.

Keuntungan mengimplementasikan document management ini adalah:

  1. Mengumpulkan informasi-informasi dari anggota institusi
  2. Mengorganisasikannya sehingga mudah diakses dan aman
  3. Melakukan fungsi kearsipan
  4. Menciptakan efisiensi proses yang akan dilakukan berdasar pengalaman proses-proses sebelumnya

Dalam proses penciptaan knowledge tersebut, workflow yang diterapkan adalah sebagai berikut:

Berikut adalah antarmuka aplikasi Document dan Knowledge Management.

Berikut adalah versi yang pernah diimplementasikan di pemprov Jabar.