E-Filing

Seiring berjalannya era perdagangan internasional dan globalisasi, dirasakan persaingan sangat kompetitif. Informasi yang lengkap dan akurat yang dihasilkan dari kegiatan atau transaksi organisasi memiliki peranan penting dalam dunia pemerintahan (Good Governance) dan bisnis. Informasi ini didokumentasikan dalam bentuk arsip. Sangat disadari bahwa Arsip akan selalu bertambah seiring dengan berkembangnya kegiatan organisasi dan kegiatan usaha sehingga pada saatnya akan merupakan beban bagaimana harus mengelolanya. Keterbatasan ruangan untuk menempatkan arsip yang pada saat tertentu dikemudian hari merupakan masalah besar. Selain itu, masalah lainnya adalah bagaimana menemukan arsip yang diperlukan dalam waktu singkat dan pengelolaan arsip yang sudah habis masa berlakunya.

Usulan Solusi
Untuk menjawab permasalahan di atas, teknologi yang dapat digunakan adalah Electronic Filing (eFiling) yang merupakan sebuah konsep penataan arsip/dokumen ke dalam bentuk elektronik secara terstruktur dalam suatu media yang terintegrasi. Konsep ini meliputi pendaftaran arsip, penomoran dan penamaan, pengelolaan, pencarian dan distribusi arsip, serta fitur tambahan lainnya sesuai kebutuhan. Arsip dapat disimpan ke dalam sistem eFiling dalam dua bentuk, yaitu:

1. Dokumen fisik

Untuk arsip dalam bentuk dokumen fisik, hal yang disimpan dalam eFiling berupa informasi (nomor, nama, dan keterangannya). Salah satu media yang dapat digunakan dalam membantu mendaftarkan arsip dalam bentuk dokumen fisik ke dalam sistem eFiling adalah barcode.

2. Dokumen elektronik

Dokumen elektronik merupakan bentuk digital dari dokumen fisik. Pengetahuan/informasi penting yang ada dalam dokumen fisik ditangkap (capture) dan disimpan ke dalam media elektronik.

 

Modul dan Fungsionalitas

Gambar Arsitektur Modul E-Filing

1. Modul Pendaftaran Arsip
Fungsionalitas modul ini meliputi: Pemasukan dokumen elektronik arsip, Penomoran dan penamaan arsip, dan Pemasukan data fisik arsip.

2. Modul Pengelolaan Arsip
Fungsionalitas untuk modul ini meliputi: Kompresi Dokumen, Pengecekan masa retensi dokumen arsip, Pengubahan atribut arsip, dan Penghapusan arsip.

3. Modul Pencarian
Fungsionalitas untuk modul ini meliputi: Pencarian dokumen elektronik arsip dan Pencarian lokasi fisik arsip

4. Modul Alur dokumen (Workflow System )
Contoh fungsionalitas untuk modul ini meliputi:

  1. Disposisi arsip berupa surat masuk dan surat keluar
  2. Pengiriman pemberitahuan dan memorandum via email maupun bentuk lainnya
  3. Pengelolaan alur dokumen

5. Pemantauan dan penelusuran disposisi surat masuk dan keluar
Fungsi ini digunakan untuk menelusuri keberadaan arsip yang sedang didisposisikan kepada pihak tertentu.

6. Modul Analisis dan Laporan
Fungsionalitas modul ini adalah sebagai berikut: Analisis dan pelaporan berdasarkan kriteria tertentu dan Cetak laporan.

7. Modul Administrasi
Fungsionalitas yang ada dalam modul ini meliputi:

  1. Autentikasi Pengguna
  2. Manajemen pengguna terkait hak akses dan distribusi dokumen arsip
  3. Log aktivitas sistem
  4. Pengubahan struktur penyimpanan arsip
  5. Pengelolaan struktur penomoran (indexing) dan penamaan dokumen       

Demikianlah usulan solusi dan paparan modul e-filing untuk membantu menyelesaikan permasalahan yang ada terkait pengelolaan arsip.